Colleqo
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Für IT-Sicherheit und Datenschutz

Sicherheit und Datenschutz

Colleqo ist ein App-Paket für Ihren SharePoint-App-Katalog. Diese Seite beschreibt, welche Berechtigungen Colleqo braucht, wo welche Daten liegen und wer die Einstellungen ändern darf.

Kurzfassung

  • Läuft in Ihrem Microsoft 365. Colleqo wird als App-Paket in Ihren SharePoint-App-Katalog geladen und läuft im Browser bzw. in Teams. Es gibt keinen Server und keinen Cloud-Dienst von innogrators.
  • Daten bleiben im Tenant. Colleqo spricht nur mit SharePoint Online und Microsoft Graph Ihres eigenen Tenants. Die Daten verlassen Ihren Microsoft-365-Tenant nicht.
  • Liest Verzeichnisdaten nur. Colleqo nutzt ausschließlich delegierte Leseberechtigungen für Microsoft Graph und kann in Entra ID nichts ändern. Jede Person sieht nur, was sie in Outlook oder Teams ohnehin sehen darf. Geschrieben werden nur Colleqos eigene Einstellungen in SharePoint, von Admins über die Einstellungsseite und mit deren SharePoint-Rechten.
  • Keine App-Registrierung, keine Secrets. Die Anmeldung übernimmt SharePoint. Es gibt keine Passwörter oder Schlüssel, die verwaltet oder rotiert werden müssen.
  • Keine eigene Datenbank. Daten kommen live aus Entra ID. Ein optionaler Zwischenspeicher im Browser gilt höchstens 8 Stunden und ist an Benutzer und Tenant gebunden.
  • Sicher entwickelt. Security- und Code-Review, strikte Prüfung aller Daten und Links, über 200 automatisierte Tests.

Berechtigungen in Microsoft Graph

Delegiert und nur lesend. Die Freigabe erteilt die IT einmalig im SharePoint Admin Center.

  • User.Read.AllName, Abteilung, Funktion, Standort, Telefonnummern, E-Mail, Vorgesetzte(r), ProfilbildPflicht
  • Presence.Read.AllPräsenzstatusoptional
  • GroupMember.Read.AllAusschlussgruppennur wenn genutzt

Microsoft vergibt diese Berechtigungen tenantweit an alle SharePoint-Framework-Lösungen. Deshalb sollten im App-Katalog nur vertrauenswürdige Pakete liegen, und nicht benötigte Berechtigungen werden nicht freigegeben.

Die Einstellungsseite und die Colleqo-Admins brauchen keine weitere Berechtigung. Auch Durchwahl aus einem Entra-Attribut und Eintrittsdatum sind nur zusätzliche Felder mit derselben Leseberechtigung User.Read.All.

Welche Daten wo liegen

  • Verzeichnisdatennur die angezeigten Felder, im Arbeitsspeicher, optional im Zwischenspeicher des BrowsersSitzung, Zwischenspeicher höchstens 8 Stunden
  • Präsenz und Profilbildernur im ArbeitsspeicherSitzung
  • Einstellungen und zentrale NummernDatei in einem geschützten Ordner des App-Katalogs, mit Versionsverlauf; für alle internen Benutzer lesbardauerhaft
  • Favoriten und gewählte Ansichtnur im Browser der jeweiligen Person, bei Favoriten nur die IDsbis zum Löschen im Browser
  • Eintrittsdatumnur wenn „Neu im Unternehmen“ eingeschaltet ist, und nur für Personen, die gerade erst angefangen habenwie Verzeichnisdaten

Einstellungen und Colleqo-Admins

  • Administratoren des App-Katalogs (Websitesammlungsadministratoren des App-Katalogs) legen fest, wer Colleqo-Admin ist.
  • Colleqo-Admins sind Personen oder Entra-Sicherheitsgruppen, etwa die Personalabteilung oder der Empfang. Sie pflegen die Einstellungen, brauchen dafür keine Adminrechte in SharePoint oder Entra ID, haben keinen Zugriff auf App-Pakete und können keine Berechtigungen ändern.
  • Alle anderen können die Einstellungen nur lesen, damit Colleqo die Ausblendungen anwenden kann.

Jede Änderung läuft mit den SharePoint-Rechten der angemeldeten Person; SharePoint lehnt Änderungen ohne passende Rechte ab. Gleichzeitige Änderungen überschreiben sich nicht still. Jede Änderung steht im Versionsverlauf (wer, wann, was) und lässt sich wiederherstellen.

Was die Ausschlussliste leistet

Die Ausschlussliste blendet Personen in Colleqo aus, zum Beispiel Dienstkonten, Testkonten oder Personen, die nicht im Telefonbuch erscheinen sollen. Deaktivierte Konten und Gäste erscheinen ohnehin nicht.

Die Ausschlussliste ist reine Anzeige und keine Zugriffssperre. Dieselben Personen bleiben über Outlook, die Teams-Suche und Microsoft Graph auffindbar. Für echten Schutz müssen die Daten in Entra ID selbst angepasst werden.

Die Einstellungen, also auch die Liste der ausgeblendeten Personen, können alle internen Benutzer lesen.

Export als PDF und Excel

  • Die Dateien entstehen vollständig im Browser und werden direkt heruntergeladen. Dabei werden keine Daten übertragen.
  • Ein Export enthält personenbezogene Kontaktdaten und trägt den Hinweis „Nur für den internen Gebrauch“.
  • Ausgeblendete Personen fehlen auch im Export.

Kontaktdatei, QR-Code und „Neu im Unternehmen“

  • Kontaktdatei (vCard) und QR-Code entstehen im Browser, dabei werden keine Daten übertragen. Die Werte werden maskiert, damit keine zusätzlichen Felder in die Kontaktdatei gelangen.
  • „Neu im Unternehmen“ ist optional und standardmäßig aus. Admins schalten es auf der Einstellungsseite ein, dort weist Colleqo darauf hin, das Eintrittsdatum gegebenenfalls vorher mit Datenschutz und Betriebsrat abzustimmen. Genutzt wird das Eintrittsdatum aus Entra ID, sonst das Anlagedatum des Kontos. Geburtstage und Jubiläen zeigt Colleqo bewusst nicht.
  • Der Bericht „Datenqualität“ ist nur eine Anzeige für Admins. Colleqo ändert dabei nichts in Entra ID.

Schutzmaßnahmen

  • Daten aus dem Verzeichnis werden als nicht vertrauenswürdig behandelt: keine HTML-Ausgabe, Steuerzeichen werden entfernt.
  • Links für Anruf, Chat und E-Mail entstehen nur aus geprüften Werten und gegen eine feste Liste erlaubter Ziele.
  • Telefonnummern, auch die zentraler Nummern, werden nur gewählt, wenn sie eindeutig sind; das Menü zeigt die gewählte Nummer. Zentrale Nummern werden beim Speichern und Lesen streng geprüft.
  • Profilbilder nur als echte Bildformate (kein SVG), mit Größenlimit.
  • Konfiguration mit strengem Schema; ungültige Werte werden ignoriert und gemeldet.
  • Rücksicht auf die Limits von Microsoft: Präsenz nur für sichtbare Personen, Pause im Hintergrund, Wiederholung nach Vorgabe von Microsoft.

Datenschutz

  • Verarbeitet werden nur Kontaktdaten, die im Unternehmen ohnehin für alle sichtbar sind. Ausnahme: das Eintrittsdatum, wenn „Neu im Unternehmen“ eingeschaltet ist.
  • Datenminimierung: nur die angezeigten Felder, keine Profile, kein Tracking, keine Analyse.

Fragen von IT-Sicherheit oder Datenschutz beantworten wir gern im Gespräch.

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