Para seguridad de TI y protección de datos
Seguridad y protección de datos
Colleqo es un paquete de aplicación para su catálogo de aplicaciones de SharePoint. Esta página describe qué permisos necesita Colleqo, dónde se encuentran qué datos y quién puede cambiar la configuración.
Resumen
- Se ejecuta en su Microsoft 365. Colleqo se carga como paquete de aplicación en su catálogo de aplicaciones de SharePoint y se ejecuta en el navegador o en Teams. No hay ningún servidor ni servicio en la nube de innogrators.
- Los datos permanecen en su tenant. Colleqo solo se comunica con SharePoint Online y Microsoft Graph de su propio tenant. Los datos no salen de su tenant de Microsoft 365.
- Solo lee los datos del directorio. Colleqo utiliza exclusivamente permisos delegados de lectura para Microsoft Graph y no puede cambiar nada en Entra ID. Cada persona ve solo lo que ya puede ver en Outlook o Teams. Solo se escribe la propia configuración de Colleqo en SharePoint, por parte de los administradores a través de la página de configuración y con sus derechos de SharePoint.
- Sin registro de aplicación, sin secretos. SharePoint se encarga del inicio de sesión. No hay contraseñas ni claves que gestionar o rotar.
- Sin base de datos propia. Los datos llegan en vivo desde Entra ID. Una caché opcional en el navegador es válida como máximo 8 horas y está vinculada al usuario y al tenant.
- Desarrollo seguro. Revisión de seguridad y de código, validación estricta de todos los datos y enlaces, más de 200 pruebas automatizadas.
Permisos en Microsoft Graph
Delegados y solo de lectura. TI da la aprobación una sola vez en el centro de administración de SharePoint.
User.Read.AllNombre, departamento, cargo, sede, números de teléfono, correo, responsable, foto de perfilObligatorioPresence.Read.AllEstado de presenciaopcionalGroupMember.Read.AllGrupos de exclusiónsolo si se usan
Microsoft concede estos permisos a nivel de todo el tenant a todas las soluciones de SharePoint Framework. Por eso en el catálogo de aplicaciones solo deben estar paquetes de confianza, y los permisos que no se necesitan no se aprueban.
La página de configuración y los administradores de Colleqo no necesitan ningún permiso adicional. La extensión desde un atributo de Entra y la fecha de incorporación también son solo campos adicionales con el mismo permiso de lectura User.Read.All.
Qué datos se encuentran dónde
- Datos del directoriosolo los campos mostrados, en memoria y, opcionalmente, en la caché del navegadorsesión, caché como máximo 8 horas
- Presencia y fotos de perfilsolo en memoriasesión
- Configuración y números generalesarchivo en una carpeta protegida del catálogo de aplicaciones, con historial de versiones; legible para todos los usuarios internospermanente
- Favoritos y vista elegidasolo en el navegador de cada persona; de los favoritos, solo los IDhasta que se borren en el navegador
- Fecha de incorporaciónsolo si «Nuevos en la empresa» está activado, y solo para personas que acaban de empezarcomo los datos del directorio
Configuración y administradores de Colleqo
- Los administradores del catálogo de aplicaciones (administradores de la colección de sitios del catálogo de aplicaciones) determinan quién es administrador de Colleqo.
- Los administradores de Colleqo son personas o grupos de seguridad de Entra, por ejemplo Recursos Humanos o la recepción. Mantienen la configuración, no necesitan para ello derechos de administrador en SharePoint ni en Entra ID, no tienen acceso a los paquetes de aplicación y no pueden cambiar permisos.
- Todos los demás solo pueden leer la configuración, para que Colleqo pueda aplicar las ocultaciones.
Cada cambio se realiza con los derechos de SharePoint de la persona que ha iniciado sesión; SharePoint rechaza los cambios sin los derechos adecuados. Los cambios simultáneos no se sobrescriben en silencio. Cada cambio queda registrado en el historial de versiones (quién, cuándo, qué) y se puede restaurar.
Qué hace la lista de exclusión
La lista de exclusión oculta personas en Colleqo, por ejemplo cuentas de servicio, cuentas de prueba o personas que no deben aparecer en el directorio telefónico. Las cuentas desactivadas y los invitados no aparecen en ningún caso.
La lista de exclusión afecta solo a la visualización y no es una restricción de acceso. Las mismas personas se pueden seguir encontrando a través de Outlook, la búsqueda de Teams y Microsoft Graph. Para una protección real, hay que ajustar los datos en el propio Entra ID.
La configuración, incluida la lista de personas ocultas, la pueden leer todos los usuarios internos.
Exportación a PDF y Excel
- Los archivos se crean íntegramente en el navegador y se descargan directamente. No se transmite ningún dato.
- Una exportación contiene datos de contacto personales y lleva la indicación «Solo para uso interno».
- Las personas ocultas tampoco aparecen en la exportación.
Archivo de contacto, código QR y «Nuevos en la empresa»
- El archivo de contacto (vCard) y el código QR se crean en el navegador; no se transmite ningún dato. Los valores se escapan para que no puedan colarse campos adicionales en el archivo de contacto.
- «Nuevos en la empresa» es opcional y está desactivado de forma predeterminada. Los administradores lo activan en la página de configuración; allí Colleqo indica que, si procede, se consulte antes la fecha de incorporación con protección de datos y el comité de empresa. Se usa la fecha de contratación de Entra ID o, si falta, la fecha de creación de la cuenta. Colleqo no muestra cumpleaños ni aniversarios de forma deliberada.
- El informe «Calidad de los datos» es solo una visualización para administradores. Colleqo no cambia nada en Entra ID al hacerlo.
Medidas de protección
- Los datos del directorio se tratan como no fiables: sin salida HTML; se eliminan los caracteres de control.
- Los enlaces para llamada, chat y correo solo se generan a partir de valores comprobados y frente a una lista fija de destinos permitidos.
- Los números de teléfono, también los de los números generales, solo se marcan si son inequívocos; el menú muestra el número marcado. Los números generales se comprueban estrictamente al guardarlos y al leerlos.
- Fotos de perfil solo en formatos de imagen reales (sin SVG), con límite de tamaño.
- Configuración con un esquema estricto; los valores no válidos se ignoran y se notifican.
- Respeto de los límites de Microsoft: presencia solo para las personas visibles, pausa en segundo plano, reintento según lo indicado por Microsoft.
Protección de datos
- Solo se tratan datos de contacto que en la empresa ya son visibles para todos. Excepción: la fecha de incorporación, si «Nuevos en la empresa» está activado.
- Minimización de datos: solo los campos mostrados, sin perfiles, sin seguimiento, sin análisis.
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