Colleqo
BG
Демо среща

За ИТ сигурност и защита на данните

Сигурност и защита на данните

Colleqo е пакет на приложение за Вашия каталог с приложения на SharePoint. Тази страница описва какви разрешения са нужни на Colleqo, къде какви данни се съхраняват и кой може да променя настройките.

Накратко

  • Работи във Вашия Microsoft 365. Colleqo се качва като пакет на приложение във Вашия каталог с приложения на SharePoint и работи в браузъра или в Teams. Няма сървър и облачна услуга на innogrators.
  • Данните остават в наемателя. Colleqo комуникира само със SharePoint Online и Microsoft Graph на Вашия собствен наемател. Данните не напускат Вашия наемател на Microsoft 365.
  • Само чете данните от указателя. Colleqo използва изключително делегирани разрешения за четене за Microsoft Graph и не може да променя нищо в Entra ID. Всеки вижда само това, което и без това има право да вижда в Outlook или Teams. Записват се само собствените настройки на Colleqo в SharePoint – от администратори чрез страницата с настройки и с техните права в SharePoint.
  • Без регистрация на приложение, без секрети. Влизането се осигурява от SharePoint. Няма пароли или ключове, които да трябва да се управляват или сменят.
  • Без собствена база данни. Данните идват на живо от Entra ID. Кешът в браузъра по избор е валиден най-много 8 часа и е обвързан с потребителя и наемателя.
  • Разработено сигурно. Преглед на сигурността и на кода, строга проверка на всички данни и връзки, над 200 автоматизирани теста.

Разрешения в Microsoft Graph

Делегирани и само за четене. ИТ ги одобрява еднократно в центъра за администриране на SharePoint.

  • User.Read.AllИме, отдел, длъжност, местоположение, телефонни номера, имейл, ръководител, профилна снимкаЗадължително
  • Presence.Read.AllСтатус на присъствиепо избор
  • GroupMember.Read.AllГрупи за изключванесамо ако се използват

Microsoft предоставя тези разрешения за целия наемател на всички решения на SharePoint Framework. Затова в каталога с приложения трябва да има само надеждни пакети, а ненужните разрешения не се одобряват.

Страницата с настройки и администраторите на Colleqo не изискват допълнително разрешение. Вътрешният номер от атрибут на Entra и датата на постъпване също са само допълнителни полета със същото разрешение за четене User.Read.All.

Кои данни къде се съхраняват

  • Данни от указателясамо показваните полета, в работната памет, по избор в кеша на браузърасесия, кеш най-много 8 часа
  • Присъствие и профилни снимкисамо в работната паметсесия
  • Настройки и общи номерафайл в защитена папка на каталога с приложения, с история на версиите; четим за всички вътрешни потребителипостоянно
  • Любими и избран изгледсамо в браузъра на съответния човек, при любимите само идентификаторитедо изтриване в браузъра
  • Дата на постъпванесамо ако „Нови във фирмата“ е включено и само за хора, които току-що са започналикато данните от указателя

Настройки и администратори на Colleqo

  • Администраторите на каталога с приложения (администраторите на колекцията от сайтове на каталога с приложения) определят кой е администратор на Colleqo.
  • Администраторите на Colleqo са хора или групи за сигурност в Entra, например отдел „Човешки ресурси“ или рецепцията. Те поддържат настройките, не се нуждаят за това от администраторски права в SharePoint или Entra ID, нямат достъп до пакетите на приложения и не могат да променят разрешения.
  • Всички останали могат само да четат настройките, за да може Colleqo да прилага скриванията.

Всяка промяна се извършва с правата в SharePoint на влезлия потребител; SharePoint отхвърля промени без съответните права. Едновременните промени не се презаписват тихомълком. Всяка промяна се записва в историята на версиите (кой, кога, какво) и може да бъде възстановена.

Какво прави списъкът за изключване

Списъкът за изключване скрива хора в Colleqo, например служебни акаунти, тестови акаунти или хора, които не трябва да се показват в телефонния указател. Деактивираните акаунти и гостите и без това не се показват.

Списъкът за изключване засяга само показването и не е ограничение на достъпа. Същите хора остават откриваеми чрез Outlook, търсенето в Teams и Microsoft Graph. За истинска защита данните трябва да се коригират в самия Entra ID.

Настройките, включително списъкът със скритите хора, могат да се четат от всички вътрешни потребители.

Експорт като PDF и Excel

  • Файловете се създават изцяло в браузъра и се изтеглят директно. При това не се предават данни.
  • Експортът съдържа лични данни за контакт и носи бележката „Само за вътрешна употреба“.
  • Скритите хора липсват и в експорта.

Файл за контакт, QR код и „Нови във фирмата“

  • Файлът с контакт (vCard) и QR кодът се създават в браузъра, при това не се предават данни. Стойностите се екранират, така че във файла с контакт да не попаднат допълнителни полета.
  • „Нови във фирмата“ е по избор и изключено по подразбиране. Администраторите го включват на страницата с настройки, където Colleqo напомня при нужда датата на постъпване да се съгласува предварително със защитата на данните и представителите на служителите. Използва се датата на постъпване от Entra ID, иначе датата на създаване на акаунта. Colleqo съзнателно не показва рождени дни и юбилеи.
  • Отчетът „Качество на данните“ е само изглед за администраторите. Colleqo не променя нищо в Entra ID.

Защитни мерки

  • Данните от указателя се третират като ненадеждни: без HTML изход, управляващите знаци се премахват.
  • Връзките за обаждане, чат и имейл се създават само от проверени стойности и спрямо фиксиран списък с разрешени цели.
  • Телефонните номера, включително тези на общите номера, се набират само ако са еднозначни; менюто показва набирания номер. Общите номера се проверяват стриктно при запазване и при четене.
  • Профилни снимки само в истински графични формати (без SVG), с ограничение на размера.
  • Конфигурация със строга схема; невалидните стойности се пренебрегват и се докладват.
  • Съобразяване с ограниченията на Microsoft: присъствие само за видимите хора, пауза във фонов режим, повторни опити според указанията на Microsoft.

Защита на данните

  • Обработват се само данни за контакт, които във фирмата и без това са видими за всички. Изключение: датата на постъпване, ако „Нови във фирмата“ е включено.
  • Минимизиране на данните: само показваните полета, без профили, без проследяване, без анализи.

С удоволствие отговаряме на въпроси от ИТ сигурността или защитата на данните в разговор.

Запазете демо среща