Per la sicurezza IT e la protezione dei dati

Sicurezza e protezione dei dati

Colleqo è un pacchetto app per il Suo catalogo app di SharePoint. Questa pagina descrive quali autorizzazioni servono a Colleqo, dove si trovano quali dati e chi può modificare le impostazioni.

In sintesi

Funziona nel Suo Microsoft 365. Colleqo viene caricato come pacchetto app nel Suo catalogo app di SharePoint e funziona nel browser o in Teams. Non esiste alcun server né servizio cloud di innogrators.
I dati restano nel tenant. Colleqo comunica solo con SharePoint Online e Microsoft Graph del Suo tenant. I dati non lasciano il Suo tenant Microsoft 365.
Dati della directory in sola lettura. Colleqo usa esclusivamente autorizzazioni delegate di lettura per Microsoft Graph e non può modificare nulla in Entra ID. Ogni persona vede solo ciò che può già vedere in Outlook o Teams. Vengono scritte solo le impostazioni proprie di Colleqo in SharePoint, dagli amministratori tramite la pagina delle impostazioni e con i loro diritti SharePoint.
Nessuna registrazione app, nessun segreto. L’accesso è gestito da SharePoint. Non ci sono password o chiavi da gestire o ruotare.
Nessun database proprio. I dati provengono in tempo reale da Entra ID. Una cache facoltativa nel browser vale al massimo 8 ore ed è legata all’utente e al tenant.
Sviluppato in modo sicuro. Security review e code review, verifica rigorosa di tutti i dati e i link, oltre 200 test automatizzati.

Autorizzazioni in Microsoft Graph

Delegate e di sola lettura. L’IT concede l’approvazione una sola volta nell’interfaccia di amministrazione di SharePoint.

User.Read.AllNome, reparto, ruolo, sede, numeri di telefono, e-mail, responsabile, foto profiloObbligatoria
Presence.Read.AllStato di presenzafacoltativa
GroupMember.Read.AllGruppi di esclusionesolo se utilizzati

Microsoft concede queste autorizzazioni a livello di tenant a tutte le soluzioni SharePoint Framework. Per questo nel catalogo app dovrebbero trovarsi solo pacchetti affidabili, e le autorizzazioni non necessarie non vengono approvate.

La pagina delle impostazioni e gli amministratori Colleqo non richiedono ulteriori autorizzazioni. Anche l’interno da un attributo Entra e la data di assunzione sono solo campi aggiuntivi con la stessa autorizzazione di lettura User.Read.All.

Quali dati si trovano dove

Dati della directorysolo i campi visualizzati, in memoria, facoltativamente nella cache del browsersessione, cache al massimo 8 ore
Presenza e foto profilosolo in memoriasessione
Impostazioni e numeri generalifile in una cartella protetta del catalogo app, con cronologia delle versioni; leggibile da tutti gli utenti internipermanente
Preferiti e vista selezionatasolo nel browser della singola persona, per i preferiti solo gli IDfino alla cancellazione nel browser
Data di assunzionesolo se «Nuovi in azienda» è attivato, e solo per le persone che hanno appena iniziatocome i dati della directory

Impostazioni e amministratori Colleqo

Gli amministratori del catalogo app (amministratori della raccolta siti del catalogo app) stabiliscono chi è amministratore Colleqo.
Gli amministratori Colleqo sono persone o gruppi di sicurezza Entra, ad esempio l’ufficio del personale o la reception. Gestiscono le impostazioni, per farlo non hanno bisogno di diritti di amministratore in SharePoint o Entra ID, non hanno accesso ai pacchetti app e non possono modificare le autorizzazioni.
Tutti gli altri possono solo leggere le impostazioni, affinché Colleqo possa nascondere le persone indicate.

Ogni modifica avviene con i diritti SharePoint della persona che ha effettuato l’accesso; SharePoint rifiuta le modifiche senza i diritti adeguati. Le modifiche simultanee non si sovrascrivono a vicenda senza avviso. Ogni modifica è registrata nella cronologia delle versioni (chi, quando, cosa) e può essere ripristinata.

Cosa fa l’elenco di esclusione

L’elenco di esclusione nasconde persone in Colleqo, ad esempio account di servizio, account di test o persone che non devono comparire nella rubrica telefonica. Gli account disattivati e gli ospiti non compaiono comunque.

L’elenco di esclusione agisce solo sulla visualizzazione e non è un blocco dell’accesso. Le stesse persone restano reperibili tramite Outlook, la ricerca di Teams e Microsoft Graph. Per una protezione effettiva occorre modificare i dati direttamente in Entra ID.

Le impostazioni, compreso l’elenco delle persone nascoste, sono leggibili da tutti gli utenti interni.

Esportazione in PDF ed Excel

I file vengono creati interamente nel browser e scaricati direttamente. Nessun dato viene trasmesso.
Un’esportazione contiene dati di contatto personali e riporta la dicitura «Solo per uso interno».
Le persone nascoste mancano anche nell’esportazione.

File di contatto, codice QR e «Nuovi in azienda»

File di contatto (vCard) e codice QR vengono creati nel browser; nessun dato viene trasmesso. I valori vengono resi sicuri (escaping) in modo che nel file di contatto non possano finire campi aggiuntivi.
«Nuovi in azienda» è facoltativo e disattivato per impostazione predefinita. Gli amministratori lo attivano nella pagina delle impostazioni, dove Colleqo ricorda di concordare eventualmente prima l’uso della data di assunzione con la protezione dei dati e le rappresentanze dei lavoratori. Viene usata la data di assunzione da Entra ID, altrimenti la data di creazione dell’account. Colleqo volutamente non mostra compleanni e anniversari.
Il report «Qualità dei dati» è solo una visualizzazione per gli amministratori. Colleqo non modifica nulla in Entra ID.

Misure di protezione

I dati della directory sono trattati come non attendibili: nessun output HTML, i caratteri di controllo vengono rimossi.
I link per chiamata, chat ed e-mail vengono generati solo da valori verificati e confrontati con un elenco fisso di destinazioni consentite.
I numeri di telefono, anche quelli dei numeri generali, vengono composti solo se univoci; il menu mostra il numero composto. I numeri generali vengono verificati rigorosamente al salvataggio e alla lettura.
Foto profilo solo in formati immagine reali (niente SVG), con limite di dimensione.
Configurazione con schema rigoroso; i valori non validi vengono ignorati e segnalati.
Rispetto dei limiti di Microsoft: presenza solo per le persone visibili, pausa in background, nuovi tentativi secondo le indicazioni di Microsoft.

Protezione dei dati

Vengono trattati solo dati di contatto già visibili a tutti in azienda. Eccezione: la data di assunzione, se «Nuovi in azienda» è attivato.
Minimizzazione dei dati: solo i campi visualizzati, nessuna profilazione, nessun tracciamento, nessuna analisi.

Rispondiamo volentieri in un colloquio alle domande della sicurezza IT o della protezione dei dati.

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