Dla bezpieczeństwa IT i ochrony danych

Bezpieczeństwo i ochrona danych

Colleqo to pakiet aplikacji dla Państwa katalogu aplikacji SharePoint. Ta strona opisuje, jakich uprawnień potrzebuje Colleqo, gdzie przechowywane są poszczególne dane i kto może zmieniać ustawienia.

W skrócie

Działa w Państwa Microsoft 365. Colleqo jest wgrywane jako pakiet aplikacji do Państwa katalogu aplikacji SharePoint i działa w przeglądarce lub w Teams. Nie ma serwera ani usługi chmurowej innogrators.
Dane pozostają w dzierżawie. Colleqo komunikuje się wyłącznie z SharePoint Online i Microsoft Graph w Państwa własnej dzierżawie. Dane nie opuszczają Państwa dzierżawy Microsoft 365.
Dane katalogowe tylko odczytuje. Colleqo korzysta wyłącznie z delegowanych uprawnień do odczytu w Microsoft Graph i nie może niczego zmienić w Entra ID. Każda osoba widzi tylko to, co i tak może zobaczyć w Outlooku lub Teams. Zapisywane są wyłącznie własne ustawienia Colleqo w SharePoint – przez administratorów za pomocą strony ustawień i z ich uprawnieniami w SharePoint.
Bez rejestracji aplikacji, bez sekretów. Logowanie zapewnia SharePoint. Nie ma haseł ani kluczy, którymi trzeba zarządzać lub które trzeba rotować.
Bez własnej bazy danych. Dane pochodzą na bieżąco z Entra ID. Opcjonalna pamięć podręczna w przeglądarce jest ważna maksymalnie 8 godzin i powiązana z użytkownikiem oraz dzierżawą.
Bezpiecznie opracowane. Przegląd bezpieczeństwa i kodu, ścisła weryfikacja wszystkich danych i linków, ponad 200 testów automatycznych.

Uprawnienia w Microsoft Graph

Delegowane i tylko do odczytu. Dział IT zatwierdza je jednorazowo w centrum administracyjnym SharePoint.

User.Read.AllImię i nazwisko, dział, stanowisko, lokalizacja, numery telefonów, e-mail, przełożony, zdjęcie profiloweWymagane
Presence.Read.AllStan obecnościopcjonalnie
GroupMember.Read.AllGrupy wykluczeńtylko w razie użycia

Microsoft przyznaje te uprawnienia w całej dzierżawie wszystkim rozwiązaniom SharePoint Framework. Dlatego w katalogu aplikacji powinny znajdować się tylko zaufane pakiety, a niepotrzebne uprawnienia nie są zatwierdzane.

Strona ustawień i administratorzy Colleqo nie wymagają dodatkowych uprawnień. Również numer wewnętrzny z atrybutu Entra i data zatrudnienia to tylko dodatkowe pola objęte tym samym uprawnieniem do odczytu User.Read.All.

Jakie dane są przechowywane i gdzie

Dane katalogowetylko wyświetlane pola, w pamięci roboczej, opcjonalnie w pamięci podręcznej przeglądarkisesja, pamięć podręczna maksymalnie 8 godzin
Stan obecności i zdjęcia profilowetylko w pamięci roboczejsesja
Ustawienia i numery ogólneplik w chronionym folderze katalogu aplikacji, z historią wersji; do odczytu dla wszystkich użytkowników wewnętrznychtrwale
Ulubione i wybrany widoktylko w przeglądarce danej osoby, w przypadku ulubionych tylko identyfikatorydo usunięcia w przeglądarce
Data zatrudnieniatylko gdy funkcja „Nowi w firmie” jest włączona i tylko dla osób, które dopiero rozpoczęły pracęjak dane katalogowe

Ustawienia i administratorzy Colleqo

Administratorzy katalogu aplikacji (administratorzy zbioru witryn katalogu aplikacji) decydują, kto jest administratorem Colleqo.
Administratorzy Colleqo to osoby lub grupy zabezpieczeń Entra, np. dział kadr lub recepcja. Zarządzają ustawieniami, nie potrzebują do tego uprawnień administratora w SharePoint ani w Entra ID, nie mają dostępu do pakietów aplikacji i nie mogą zmieniać uprawnień.
Wszyscy pozostali mogą ustawienia tylko odczytywać, aby Colleqo mogło zastosować ukrycia.

Każda zmiana jest wykonywana z uprawnieniami SharePoint zalogowanej osoby; SharePoint odrzuca zmiany bez odpowiednich uprawnień. Równoczesne zmiany nie nadpisują się nawzajem bez ostrzeżenia. Każda zmiana jest zapisywana w historii wersji (kto, kiedy, co) i można ją przywrócić.

Co zapewnia lista wykluczeń

Lista wykluczeń ukrywa osoby w Colleqo, np. konta usługowe, konta testowe lub osoby, które nie powinny pojawiać się w książce telefonicznej. Wyłączone konta i goście i tak nie są wyświetlani.

Lista wykluczeń dotyczy wyłącznie wyświetlania i nie jest blokadą dostępu. Te same osoby nadal można znaleźć w Outlooku, w wyszukiwarce Teams i przez Microsoft Graph. Aby zapewnić rzeczywistą ochronę, trzeba dostosować dane w samym Entra ID.

Ustawienia, a więc także listę ukrytych osób, mogą odczytywać wszyscy użytkownicy wewnętrzni.

Eksport do PDF i Excela

Pliki powstają w całości w przeglądarce i są pobierane bezpośrednio. Żadne dane nie są przy tym przesyłane.
Eksport zawiera dane kontaktowe osób i jest opatrzony adnotacją „Tylko do użytku wewnętrznego”.
Ukrytych osób nie ma również w eksporcie.

Plik kontaktu, kod QR i „Nowi w firmie”

Plik kontaktu (vCard) i kod QR powstają w przeglądarce; żadne dane nie są przy tym przesyłane. Wartości są odpowiednio kodowane, aby do pliku kontaktu nie trafiły dodatkowe pola.
Funkcja „Nowi w firmie” jest opcjonalna i domyślnie wyłączona. Administratorzy włączają ją na stronie ustawień; Colleqo zwraca tam uwagę, aby w razie potrzeby wcześniej uzgodnić wykorzystanie daty zatrudnienia z inspektorem ochrony danych i przedstawicielami pracowników. Wykorzystywana jest data zatrudnienia z Entra ID, a w razie jej braku data utworzenia konta. Urodzin i jubileuszy Colleqo celowo nie pokazuje.
Raport „Jakość danych” służy wyłącznie do wyświetlania informacji administratorom. Colleqo niczego przy tym nie zmienia w Entra ID.

Środki ochrony

Dane z katalogu są traktowane jako niezaufane: brak wyjścia HTML, znaki sterujące są usuwane.
Linki do połączeń, czatu i e-maili powstają wyłącznie ze sprawdzonych wartości i na podstawie stałej listy dozwolonych celów.
Numery telefonów, także numery ogólne, są wybierane tylko wtedy, gdy są jednoznaczne; menu pokazuje wybierany numer. Numery ogólne są ściśle sprawdzane przy zapisie i odczycie.
Zdjęcia profilowe tylko w rzeczywistych formatach obrazów (bez SVG), z limitem rozmiaru.
Konfiguracja ze ścisłym schematem; nieprawidłowe wartości są ignorowane i zgłaszane.
Przestrzeganie limitów Microsoftu: stan obecności tylko dla widocznych osób, wstrzymanie w tle, ponawianie zgodnie z wytycznymi Microsoftu.

Ochrona danych

Przetwarzane są wyłącznie dane kontaktowe, które w firmie i tak są widoczne dla wszystkich. Wyjątek: data zatrudnienia, gdy włączona jest funkcja „Nowi w firmie”.
Minimalizacja danych: tylko wyświetlane pola, bez tworzenia profili, bez śledzenia, bez analiz.

Na pytania dotyczące bezpieczeństwa IT lub ochrony danych chętnie odpowiemy w rozmowie.

Umów prezentację