Pour la sécurité informatique et la protection des données

Sécurité et protection des données

Colleqo est un package d’application pour votre catalogue d’applications SharePoint. Cette page décrit les autorisations dont Colleqo a besoin, où se trouvent quelles données et qui peut modifier les paramètres.

En bref

Fonctionne dans votre Microsoft 365. Colleqo est chargé sous forme de package d’application dans votre catalogue d’applications SharePoint et fonctionne dans le navigateur ou dans Teams. Il n’y a ni serveur ni service cloud d’innogrators.
Les données restent dans votre tenant. Colleqo communique uniquement avec SharePoint Online et Microsoft Graph de votre propre tenant. Les données ne quittent pas votre tenant Microsoft 365.
Lit les données d’annuaire uniquement. Colleqo utilise exclusivement des autorisations de lecture déléguées pour Microsoft Graph et ne peut rien modifier dans Entra ID. Chaque personne ne voit que ce qu’elle est de toute façon autorisée à voir dans Outlook ou Teams. Seuls les paramètres propres à Colleqo sont écrits dans SharePoint, par des administrateurs via la page des paramètres et avec leurs droits SharePoint.
Pas d’inscription d’application, pas de secrets. SharePoint se charge de la connexion. Il n’y a ni mots de passe ni clés à gérer ou à renouveler.
Pas de base de données propre. Les données proviennent en direct d’Entra ID. Un cache facultatif dans le navigateur est valable 8 heures au maximum et est lié à l’utilisateur et au tenant.
Développé de manière sécurisée. Revue de sécurité et de code, contrôle strict de toutes les données et de tous les liens, plus de 200 tests automatisés.

Autorisations dans Microsoft Graph

Déléguées et en lecture seule. L’IT donne son approbation une seule fois dans le centre d’administration SharePoint.

User.Read.AllNom, service, fonction, site, numéros de téléphone, e-mail, responsable, photo de profilObligatoire
Presence.Read.AllStatut de présencefacultatif
GroupMember.Read.AllGroupes d’exclusionuniquement si utilisés

Microsoft accorde ces autorisations à l’échelle du tenant à toutes les solutions SharePoint Framework. C’est pourquoi seuls des packages de confiance devraient se trouver dans le catalogue d’applications, et les autorisations non nécessaires ne sont pas approuvées.

La page des paramètres et les administrateurs Colleqo n’ont besoin d’aucune autorisation supplémentaire. Le poste issu d’un attribut Entra et la date d’embauche ne sont également que des champs supplémentaires avec la même autorisation de lecture User.Read.All.

Quelles données se trouvent où

Données d’annuaireuniquement les champs affichés, en mémoire vive, en option dans le cache du navigateursession, cache 8 heures au maximum
Présence et photos de profiluniquement en mémoire vivesession
Paramètres et numéros générauxfichier dans un dossier protégé du catalogue d’applications, avec historique des versions ; lisible par tous les utilisateurs internespermanent
Favoris et vue choisieuniquement dans le navigateur de chaque personne, pour les favoris uniquement les identifiantsjusqu’à leur suppression dans le navigateur
Date d’embaucheuniquement si « Nouveaux dans l’entreprise » est activé, et uniquement pour les personnes qui viennent d’arrivercomme les données d’annuaire

Paramètres et administrateurs Colleqo

Les administrateurs du catalogue d’applications (administrateurs de collection de sites du catalogue d’applications) déterminent qui est administrateur Colleqo.
Les administrateurs Colleqo sont des personnes ou des groupes de sécurité Entra, par exemple les ressources humaines ou l’accueil. Ils gèrent les paramètres, n’ont pas besoin pour cela de droits d’administrateur dans SharePoint ou Entra ID, n’ont pas accès aux packages d’application et ne peuvent pas modifier les autorisations.
Toutes les autres personnes peuvent uniquement lire les paramètres, afin que Colleqo puisse appliquer les masquages.

Chaque modification s’effectue avec les droits SharePoint de la personne connectée ; SharePoint refuse les modifications sans les droits appropriés. Des modifications simultanées ne s’écrasent pas silencieusement. Chaque modification figure dans l’historique des versions (qui, quand, quoi) et peut être restaurée.

Ce que fait la liste d’exclusion

La liste d’exclusion masque des personnes dans Colleqo, par exemple des comptes de service, des comptes de test ou des personnes qui ne doivent pas figurer dans l’annuaire téléphonique. Les comptes désactivés et les invités n’apparaissent de toute façon pas.

La liste d’exclusion agit uniquement sur l’affichage et ne restreint pas l’accès. Les mêmes personnes restent trouvables via Outlook, la recherche Teams et Microsoft Graph. Pour une protection réelle, les données doivent être adaptées dans Entra ID même.

Les paramètres, y compris la liste des personnes masquées, peuvent être lus par tous les utilisateurs internes.

Export en PDF et Excel

Les fichiers sont générés entièrement dans le navigateur et téléchargés directement. Aucune donnée n’est transmise.
Un export contient des coordonnées personnelles et porte la mention « Usage interne uniquement ».
Les personnes masquées sont également absentes de l’export.

Fichier de contact, code QR et « Nouveaux dans l’entreprise »

Le fichier de contact (vCard) et le code QR sont générés dans le navigateur ; aucune donnée n’est transmise. Les valeurs sont échappées afin qu’aucun champ supplémentaire ne puisse s’introduire dans le fichier de contact.
« Nouveaux dans l’entreprise » est facultatif et désactivé par défaut. Les administrateurs l’activent sur la page des paramètres, où Colleqo recommande de valider au préalable, le cas échéant, l’utilisation de la date d’embauche avec la protection des données et le comité social et économique. Colleqo utilise la date d’embauche issue d’Entra ID, à défaut la date de création du compte. Colleqo n’affiche délibérément pas les anniversaires de naissance ni d’ancienneté.
Le rapport « Qualité des données » est uniquement un affichage destiné aux administrateurs. Colleqo ne modifie rien dans Entra ID ce faisant.

Mesures de protection

Les données de l’annuaire sont traitées comme non fiables : aucune sortie HTML, les caractères de contrôle sont supprimés.
Les liens d’appel, de conversation et d’e-mail sont créés uniquement à partir de valeurs vérifiées et par rapport à une liste fixe de destinations autorisées.
Les numéros de téléphone, y compris ceux des numéros généraux, ne sont composés que s’ils sont univoques ; le menu affiche le numéro composé. Les numéros généraux sont strictement vérifiés à l’enregistrement et à la lecture.
Photos de profil uniquement dans de véritables formats d’image (pas de SVG), avec une taille limitée.
Configuration avec un schéma strict ; les valeurs non valides sont ignorées et signalées.
Respect des limites de Microsoft : présence uniquement pour les personnes visibles, pause en arrière-plan, nouvelle tentative selon les indications de Microsoft.

Protection des données

Seules sont traitées les coordonnées déjà visibles par tous dans l’entreprise. Exception : la date d’embauche, si « Nouveaux dans l’entreprise » est activé.
Minimisation des données : uniquement les champs affichés, pas de profils, pas de suivi, pas d’analyse.

Nous répondons volontiers de vive voix aux questions de la sécurité informatique ou de la protection des données.

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