Til IT-sikkerhed og databeskyttelse
Sikkerhed og databeskyttelse
Colleqo er en apppakke til jeres SharePoint-appkatalog. Denne side beskriver, hvilke tilladelser Colleqo har brug for, hvor hvilke data ligger, og hvem der må ændre indstillingerne.
Kort fortalt
- Kører i jeres Microsoft 365. Colleqo uploades som apppakke til jeres SharePoint-appkatalog og kører i browseren eller i Teams. Der er ingen server og ingen cloudtjeneste fra innogrators.
- Data bliver i lejeren. Colleqo kommunikerer kun med SharePoint Online og Microsoft Graph i jeres egen lejer. Data forlader ikke jeres Microsoft 365-lejer.
- Læser kun katalogdata. Colleqo bruger udelukkende delegerede læsetilladelser til Microsoft Graph og kan ikke ændre noget i Entra ID. Hver person ser kun det, vedkommende alligevel må se i Outlook eller Teams. Der skrives kun Colleqos egne indstillinger i SharePoint, af administratorer via indstillingssiden og med deres SharePoint-rettigheder.
- Ingen appregistrering, ingen secrets. SharePoint står for login. Der er ingen adgangskoder eller nøgler, der skal administreres eller roteres.
- Ingen egen database. Dataene kommer live fra Entra ID. En valgfri cache i browseren gælder højst 8 timer og er bundet til bruger og lejer.
- Sikkert udviklet. Sikkerheds- og kodegennemgang, streng kontrol af alle data og links, over 200 automatiserede tests.
Tilladelser i Microsoft Graph
Delegeret og kun læsende. IT giver godkendelsen én gang i SharePoint Administration.
User.Read.AllNavn, afdeling, stilling, lokation, telefonnumre, e-mail, leder, profilbilledePåkrævetPresence.Read.AllTilstedeværelsesstatusvalgfriGroupMember.Read.AllUdelukkelsesgrupperkun hvis den bruges
Microsoft tildeler disse tilladelser til alle SharePoint Framework-løsninger i hele lejeren. Derfor bør der kun ligge pakker, man har tillid til, i appkataloget, og tilladelser, der ikke er brug for, godkendes ikke.
Indstillingssiden og Colleqo-administratorerne kræver ingen yderligere tilladelse. Også lokalnummer fra en Entra-attribut og ansættelsesdato er blot ekstra felter med den samme læsetilladelse User.Read.All.
Hvilke data ligger hvor
- Katalogdatakun de viste felter, i arbejdshukommelsen, valgfrit i browserens cachesession, cache højst 8 timer
- Tilstedeværelse og profilbillederkun i arbejdshukommelsensession
- Indstillinger og fælles numrefil i en beskyttet mappe i appkataloget, med versionshistorik; kan læses af alle interne brugerepermanent
- Favoritter og valgt visningkun i den enkelte persons browser, for favoritter kun id'erneindtil de slettes i browseren
- Ansættelsesdatokun når »Nye i virksomheden« er slået til, og kun for personer, der lige er startetsom katalogdata
Indstillinger og Colleqo-administratorer
- Administratorer af appkataloget (webstedssamlingsadministratorer for appkataloget) bestemmer, hvem der er Colleqo-administrator.
- Colleqo-administratorer er personer eller Entra-sikkerhedsgrupper, f.eks. HR-afdelingen eller receptionen. De vedligeholder indstillingerne, behøver hertil ingen administratorrettigheder i SharePoint eller Entra ID, har ingen adgang til apppakker og kan ikke ændre tilladelser.
- Alle andre kan kun læse indstillingerne, så Colleqo kan anvende skjulningerne.
Hver ændring udføres med den indloggede persons SharePoint-rettigheder; SharePoint afviser ændringer uden de rette rettigheder. Samtidige ændringer overskriver ikke hinanden i stilhed. Hver ændring står i versionshistorikken (hvem, hvornår, hvad) og kan gendannes.
Det gør udelukkelseslisten
Udelukkelseslisten skjuler personer i Colleqo, f.eks. tjenestekonti, testkonti eller personer, der ikke skal vises i telefonbogen. Deaktiverede konti og gæster vises i forvejen ikke.
Udelukkelseslisten påvirker kun visningen og er ingen adgangsspærring. De samme personer kan stadig findes via Outlook, søgningen i Teams og Microsoft Graph. For reel beskyttelse skal dataene tilpasses i selve Entra ID.
Indstillingerne, og dermed også listen over skjulte personer, kan læses af alle interne brugere.
Eksport som PDF og Excel
- Filerne oprettes helt i browseren og downloades direkte. Der overføres ingen data.
- En eksport indeholder personlige kontaktoplysninger og er mærket »Kun til intern brug«.
- Skjulte personer mangler også i eksporten.
Kontaktfil, QR-kode og »Nye i virksomheden«
- Kontaktfil (vCard) og QR-kode oprettes i browseren, og der overføres ingen data. Værdierne maskeres, så der ikke kommer ekstra felter ind i kontaktfilen.
- »Nye i virksomheden« er valgfrit og slået fra som standard. Administratorer slår det til på indstillingssiden, hvor Colleqo gør opmærksom på, at ansættelsesdatoen om nødvendigt bør afstemmes med databeskyttelse og medarbejderrepræsentanter på forhånd. Der bruges ansættelsesdatoen fra Entra ID, ellers kontoens oprettelsesdato. Fødselsdage og jubilæer viser Colleqo bevidst ikke.
- Rapporten »Datakvalitet« er kun en visning for administratorer. Colleqo ændrer intet i Entra ID i den forbindelse.
Beskyttelsesforanstaltninger
- Data fra kataloget behandles som ikke-pålidelige: intet HTML-output, kontroltegn fjernes.
- Links til opkald, chat og e-mail oprettes kun ud fra kontrollerede værdier og mod en fast liste over tilladte mål.
- Telefonnumre, også fælles numre, ringes kun op, når de er entydige; menuen viser det nummer, der ringes op til. Fælles numre kontrolleres strengt, når de gemmes og læses.
- Profilbilleder kun i rigtige billedformater (ingen SVG), med størrelsesgrænse.
- Konfiguration med strengt skema; ugyldige værdier ignoreres og rapporteres.
- Hensyn til Microsofts grænser: tilstedeværelse kun for synlige personer, pause i baggrunden, nye forsøg efter Microsofts anvisning.
Databeskyttelse
- Der behandles kun kontaktoplysninger, som alligevel er synlige for alle i virksomheden. Undtagelse: ansættelsesdatoen, når »Nye i virksomheden« er slået til.
- Dataminimering: kun de viste felter, ingen profiler, ingen sporing, ingen analyse.
Spørgsmål fra IT-sikkerhed eller databeskyttelse besvarer vi gerne i en samtale.
Book et demomøde