For IT-sikkerhet og personvern
Sikkerhet og personvern
Colleqo er en apppakke for SharePoint-appkatalogen deres. Denne siden beskriver hvilke tillatelser Colleqo trenger, hvor hvilke data ligger, og hvem som har lov til å endre innstillingene.
Kortversjon
- Kjører i deres Microsoft 365. Colleqo lastes opp som apppakke i SharePoint-appkatalogen deres og kjører i nettleseren eller i Teams. Det finnes ingen server og ingen skytjeneste fra innogrators.
- Dataene blir i leieren. Colleqo kommuniserer bare med SharePoint Online og Microsoft Graph i deres egen leier. Dataene forlater ikke Microsoft 365-leieren deres.
- Leser bare katalogdata. Colleqo bruker utelukkende delegerte lesetillatelser for Microsoft Graph og kan ikke endre noe i Entra ID. Hver person ser bare det den uansett har lov til å se i Outlook eller Teams. Det eneste som skrives, er Colleqos egne innstillinger i SharePoint, av administratorer via innstillingssiden og med deres SharePoint-rettigheter.
- Ingen appregistrering, ingen hemmeligheter. SharePoint tar seg av påloggingen. Det finnes ingen passord eller nøkler som må administreres eller roteres.
- Ingen egen database. Dataene kommer live fra Entra ID. En valgfri mellomlagring i nettleseren gjelder i høyst 8 timer og er knyttet til bruker og leier.
- Sikkert utviklet. Sikkerhets- og kodegjennomgang, streng kontroll av alle data og lenker, over 200 automatiserte tester.
Tillatelser i Microsoft Graph
Delegert og bare lesende. IT gir godkjenningen én gang i SharePoint-administrasjonssenteret.
User.Read.AllNavn, avdeling, stilling, lokasjon, telefonnumre, e-post, leder, profilbildePåkrevdPresence.Read.AllTilstedeværelsesstatusvalgfrittGroupMember.Read.AllUtelukkelsesgrupperbare hvis i bruk
Microsoft gir disse tillatelsene for hele leieren til alle SharePoint Framework-løsninger. Derfor bør bare pålitelige pakker ligge i appkatalogen, og tillatelser som ikke trengs, godkjennes ikke.
Innstillingssiden og Colleqo-administratorene trenger ingen ytterligere tillatelse. Også internnummer fra et Entra-attributt og ansettelsesdato er bare ekstra felt med den samme lesetillatelsen User.Read.All.
Hvilke data som ligger hvor
- Katalogdatabare de viste feltene, i arbeidsminnet, valgfritt i nettleserens mellomlagringøkt, mellomlagring høyst 8 timer
- Tilstedeværelse og profilbilderbare i arbeidsminnetøkt
- Innstillinger og fellesnumrefil i en beskyttet mappe i appkatalogen, med versjonslogg; kan leses av alle interne brukerepermanent
- Favoritter og valgt visningbare i nettleseren til den enkelte personen, for favoritter bare ID-enetil de slettes i nettleseren
- Ansettelsesdatobare når «Nye i bedriften» er slått på, og bare for personer som nettopp har begyntsom katalogdata
Innstillinger og Colleqo-administratorer
- Administratorer av appkatalogen (områdesamlingsadministratorer for appkatalogen) bestemmer hvem som er Colleqo-administrator.
- Colleqo-administratorer er personer eller Entra-sikkerhetsgrupper, for eksempel HR-avdelingen eller resepsjonen. De vedlikeholder innstillingene, trenger ingen administratorrettigheter i SharePoint eller Entra ID for dette, har ingen tilgang til apppakker og kan ikke endre tillatelser.
- Alle andre kan bare lese innstillingene, slik at Colleqo kan bruke skjulingene.
Hver endring utføres med SharePoint-rettighetene til den påloggede personen; SharePoint avviser endringer uten tilstrekkelige rettigheter. Samtidige endringer overskriver ikke hverandre i det stille. Hver endring står i versjonsloggen (hvem, når, hva) og kan gjenopprettes.
Hva utelukkelseslisten gjør
Utelukkelseslisten skjuler personer i Colleqo, for eksempel tjenestekontoer, testkontoer eller personer som ikke skal vises i telefonkatalogen. Deaktiverte kontoer og gjester vises uansett ikke.
Utelukkelseslisten gjelder bare visningen og er ingen tilgangssperre. De samme personene kan fortsatt finnes via Outlook, søket i Teams og Microsoft Graph. For reell beskyttelse må dataene justeres i selve Entra ID.
Innstillingene, altså også listen over skjulte personer, kan leses av alle interne brukere.
Eksport som PDF og Excel
- Filene lages helt i nettleseren og lastes ned direkte. Ingen data overføres.
- En eksport inneholder personopplysninger i form av kontaktdata og er merket «Kun til internt bruk».
- Skjulte personer mangler også i eksporten.
Kontaktfil, QR-kode og «Nye i bedriften»
- Kontaktfil (vCard) og QR-kode lages i nettleseren, og ingen data overføres. Verdiene maskeres slik at ingen ekstra felt kan havne i kontaktfilen.
- «Nye i bedriften» er valgfritt og slått av som standard. Administratorer slår det på på innstillingssiden, og der minner Colleqo om å avklare ansettelsesdatoen med personvern og tillitsvalgte på forhånd ved behov. Colleqo bruker ansettelsesdatoen fra Entra ID, ellers datoen kontoen ble opprettet. Bursdager og jubileer viser Colleqo bevisst ikke.
- Rapporten «Datakvalitet» er bare en visning for administratorer. Colleqo endrer ingenting i Entra ID.
Beskyttelsestiltak
- Data fra katalogen behandles som ikke-klarerte: ingen HTML-utdata, kontrolltegn fjernes.
- Lenker for anrop, chat og e-post lages bare fra kontrollerte verdier og mot en fast liste over tillatte mål.
- Telefonnumre, også fellesnumre, ringes bare når de er entydige; menyen viser nummeret som ringes. Fellesnumre kontrolleres strengt når de lagres og leses.
- Profilbilder bare i ekte bildeformater (ikke SVG), med størrelsesgrense.
- Konfigurasjon med strengt skjema; ugyldige verdier ignoreres og rapporteres.
- Hensyn til Microsofts grenser: tilstedeværelse bare for synlige personer, pause i bakgrunnen, nytt forsøk etter Microsofts angivelser.
Personvern
- Det behandles bare kontaktdata som uansett er synlige for alle i bedriften. Unntak: ansettelsesdatoen, når «Nye i bedriften» er slått på.
- Dataminimering: bare de viste feltene, ingen profiler, ingen sporing, ingen analyse.
Spørsmål fra IT-sikkerhet eller personvern svarer vi gjerne på i en samtale.
Bestill en demo