Colleqo
PL
Umów prezentację

Książka telefoniczna i schemat organizacyjny dla Microsoft Teams

Książka telefoniczna Państwa firmy bezpośrednio w Microsoft Teams

Colleqo pokazuje listę telefonów i schemat organizacyjny z Microsoft Entra ID. Jednym kliknięciem mogą Państwo zadzwonić, rozpocząć czat lub napisać e-mail.

Umów prezentację Demo na pełnym ekranie
Prawdziwa aplikacja z wymyślonymi danymi fikcyjnej firmy Musterfirma GmbH. Proszę wyszukać na przykład , lub .
Na bieżąco z Entra IDGdy dział IT zmieni wpis, w Colleqo jest on od razu aktualny.
Tylko odczytColleqo niczego nie zmienia w Entra ID.
Bez serwera po naszej stronieColleqo działa w Państwa dzierżawie Microsoft 365.
Około 30 minuttrwa instalacja.

Lista telefonów w Excelu nigdy nie jest aktualna

Ktoś musi ją ręcznie aktualizować, choć dane od dawna są w Microsoft 365. Teams pokazuje pojedyncze karty kontaktowe, ale nie listę według działów. Nowe osoby w firmie nie wiedzą, kto za co odpowiada, a schemat organizacyjny to slajd sprzed dwóch lat.

Colleqo odczytuje konta użytkowników, które Państwa dział IT i tak utrzymuje. Druga lista nie jest już potrzebna.

Co potrafi Colleqo

Lista telefonów według działów lub od A do Z

Wszyscy pracownicy pogrupowani według działów, ze stanowiskiem, numerem wewnętrznym, numerem stacjonarnym i komórkowym, e-mailem, lokalizacją oraz stanem obecności z Teams. Kto woli szukać po nazwisku, przełącza się na widok A–Z. Można filtrować według działu i lokalizacji oraz kopiować każdy numer jednym kliknięciem.

Gwiazdką oznaczają Państwo ulubione. Pojawiają się one na górze listy i są zapisywane tylko w Państwa przeglądarce.

Colleqo przejmuje motyw Teams: jasny, ciemny lub o wysokim kontraście.

Colleqo w Microsoft Teams: lista telefonów z ulubionymi i numerami ogólnymi, kolumny: imię i nazwisko, numer wewnętrzny, e-mail, stacjonarny, komórkowy, lokalizacja i kontakt.

Jedno wyszukiwanie dla nazwisk, działów i numerów

„moeller” znajduje „Möller”, także w przypadku skandynawskich i polskich znaków specjalnych. Kto wpisze część numeru wewnętrznego, zobaczy, do kogo on należy. Spacje i pisownia nie mają znaczenia.

W schemacie organizacyjnym wyszukiwanie przechodzi bezpośrednio do danej osoby.

Wyszukiwanie „moeller” znajduje m.in. Marie Möller i Ute Möller.

Recepcja, infolinie i sale również

Nie każdy ważny numer należy do konkretnej osoby. Numery ogólne, takie jak recepcja, infolinia IT, ochrona zakładu czy sale konferencyjne, administratorzy wprowadzają bezpośrednio w Colleqo – z numerem wewnętrznym, e-mailem, lokalizacją i uwagą, np. o godzinach otwarcia.

Pojawiają się na górze listy lub w swoim dziale, a także w wyszukiwaniu, na karcie kontaktowej i w eksporcie. W ten sposób Colleqo zastępuje również tę część listy w Excelu, która nie pochodzi z Entra ID.

Strona ustawień, sekcja „Numery ogólne i sale”: wpisy dla recepcji, infolinii IT, ochrony i sali konferencyjnej z numerem wewnętrznym i uwagą.

Dzwonienie, czat, e-mail

Colleqo rozpoczyna połączenia w Teams z osobami, a z Teams Phone także połączenia na numery stacjonarne i komórkowe. W Teams Mobile i poza Teams numer może na życzenie wybierać aplikacja Telefon urządzenia.

Reguły krajowe sprowadzają różnie zapisane numery do formatu międzynarodowego. Wybierane są tylko numery jednoznaczne, a menu połączenia zawsze pokazuje numer, który zostanie wybrany.

Karta kontaktowa pokazuje wszystkie dane kontaktowe, przełożonego i bezpośrednich podwładnych. Na komputerze mogą Państwo przenieść kontakt na smartfon jako plik kontaktu lub za pomocą kodu QR. Oba powstają w przeglądarce.

Karta kontaktowa dr Katrin Albrecht z połączeniem, czatem, numerem wewnętrznym, opcją „Zapisz kontakt”, kodem QR i bezpośrednimi podwładnymi.

W Teams, w podróży i w intranecie

Colleqo działa w Teams na komputerze, w przeglądarce oraz w Teams na iOS i Androida – tam z własnym układem i dużymi polami dotykowymi. Na kanale jest dostępne jako karta.

Jako składnik Web Part SharePoint Colleqo pasuje do każdej strony intranetu, np. do strony „Osoby kontaktowe”.

Interfejs jest dostępny w dziewięciu językach. Każda osoba widzi Colleqo w języku ustawionym w swoim Teams.

  • Deutsch
  • English
  • Български
  • Dansk
  • Français
  • Italiano
  • Norsk
  • Polski
  • Español
Colleqo jako składnik Web Part na stronie SharePoint „Osoby kontaktowe”.
Colleqo w Teams Mobile: lista telefonów z paskiem na dole.

Dla działu IT

  • Strona ustawień w Colleqo pod ikoną koła zębatego, na komputerze: ukrywanie i ponowne pokazywanie osób przez wyszukiwanie nazwiska, wybór grup wykluczeń i wzorców nazw, takich jak svc-*, z podglądem, kto jest ukryty. Do tego numer kierunkowy kraju, sposób wybierania numerów, pamięć podręczna i interwał odświeżania dla całej dzierżawy. Bez PowerShella, bez nowego pakietu.
  • Administratorzy Colleqo: dział IT wyznacza osoby lub grupy, np. dział kadr lub recepcję, które zarządzają tymi ustawieniami. Nie potrzebują one do tego uprawnień administratora w SharePoint ani w Entra ID. Każda zmiana jest zapisywana z nazwiskiem i datą w historii wersji i można ją przywrócić.
  • Numery ogólne dla recepcji, infolinii i sal, do 200 wpisów. Numer wewnętrzny pochodzi z numeru stacjonarnego lub z atrybutu w Entra ID.
  • Jakość danych: komu brakuje numeru telefonu, działu, stanowiska, przełożonego lub lokalizacji i czyjego numeru nie można wybrać? Z linkiem do centrum administracyjnego Entra i eksportem do Excela. Colleqo niczego przy tym nie zmienia.
  • Nowi w firmie, opcjonalnie i domyślnie wyłączone: osoby, które właśnie rozpoczęły pracę, otrzymują oznaczenie „Nowy”. Ponieważ data zatrudnienia nie jest poza tym widoczna w Outlooku i Teams, zalecamy wcześniejsze uzgodnienie włączenia tej funkcji z inspektorem ochrony danych i przedstawicielami pracowników.
  • Wyłączone konta i goście i tak nie są wyświetlani.
  • Jasne komunikaty w aplikacji, gdy brakuje uprawnień lub Microsoft Graph jest przeciążony.
  • Aktualizacje przez wymianę pakietu w katalogu aplikacji. Pracownicy nie muszą nic robić.
Sekcja Jakość danych na stronie ustawień: kompletne dane 100 ze 106 osób, kafelki dla brakującego numeru telefonu, działu i przełożonego, z linkiem „Otwórz w Entra”.

Schemat organizacyjny powstaje z Entra ID

Podstawą jest pole „Przełożony”. Hierarchię można rozwijać, zwijać i powiększać, a przy każdym przełożonym widać liczbę pracowników. Widok działów pokazuje każdy dział z kierownictwem i zespołem. Osoby bez przypisania są wyświetlane osobno, dzięki czemu luki w danych od razu rzucają się w oczy.

Kliknięcie zaznacza osobę, a okrągły przycisk kontaktu otwiera kartę kontaktową. Colleqo eksportuje do zestawienia PDF całą firmę lub jej część od zaznaczonej osoby w dół, ze zdjęciami profilowymi i jedną stroną na każdego przełożonego. Przy eksporcie od wybranej osoby na górze, dla orientacji, widnieje jej przełożony.

Schemat organizacyjny jako hierarchia osób z rozwijanymi i zwijanymi poziomami.

Colleqo działa w Państwa Microsoft 365 i Państwa dane tam pozostają

  • Działa w Państwa Microsoft 365

    Colleqo jest wgrywane jako pakiet aplikacji do Państwa katalogu aplikacji SharePoint i działa w przeglądarce lub w Teams. Nie ma serwera ani usługi chmurowej innogrators.

  • Dane pozostają w dzierżawie

    Colleqo komunikuje się wyłącznie z SharePoint Online i Microsoft Graph w Państwa własnej dzierżawie. Dane nie opuszczają Państwa dzierżawy Microsoft 365.

  • Dane katalogowe tylko odczytuje

    Colleqo korzysta wyłącznie z delegowanych uprawnień do odczytu w Microsoft Graph. Każda osoba widzi tylko to, co i tak może zobaczyć w Outlooku lub Teams. Zapisywane są wyłącznie własne ustawienia Colleqo w SharePoint – przez administratorów i z ich uprawnieniami.

  • Bez rejestracji aplikacji, bez sekretów

    Logowanie zapewnia SharePoint. Nie ma haseł ani kluczy, którymi trzeba zarządzać lub które trzeba rotować.

Uprawnienia, przechowywanie danych, role dla ustawień i środki ochrony – dla bezpieczeństwa IT i ochrony danych.

Wszystkie szczegóły dotyczące bezpieczeństwa

Jak Colleqo trafia do firmy

  1. 1

    Instalacja

    Dział IT wgrywa pakiet Colleqo do katalogu aplikacji SharePoint i zatwierdza uprawnienia do odczytu.

  2. 2

    Udostępnienie

    Przekazanie do Teams jednym kliknięciem i przypięcie na lewym pasku dla wszystkich pracowników.

  3. 3

    Start

    Wszyscy od razu widzą listę telefonów i schemat organizacyjny, także w Teams Mobile.

Prace trwają około 30 minut. Ze względu na zasady Microsoftu może minąć kilka godzin, zanim Teams przypnie aplikację u wszystkich.

Chętnie przeprowadzimy wdrożenie za Państwa: ze wstępną kontrolą danych, instalacją i konfiguracją w Państwa dzierżawie, udostępnieniem w Teams, na życzenie stroną SharePoint „Osoby kontaktowe” oraz krótką instrukcją przy przekazaniu.

Porozmawiajmy o wdrożeniu

Zapraszamy do wypróbowania Colleqo na pełnym ekranie

Demo na żywo to prawdziwa aplikacja z wymyślonymi danymi fikcyjnej firmy Musterfirma GmbH. Połączenia, czaty i e-maile są w niej tylko symulowane.

  • Komputer i smartfon
  • Teams i SharePoint
  • Jasny, ciemny, kontrast
  • Dziewięć języków
  • Rola dla ustawień
Otwórz demo w nowej karcie

Często zadawane pytania

Czy potrzebujemy do tego serwera lub usługi chmurowej?

Nie. Colleqo to pakiet aplikacji dla Państwa katalogu aplikacji SharePoint, który działa w całości w Państwa Microsoft 365.

Gdzie znajdują się nasze dane?

Tam, gdzie już są: w Microsoft Entra ID Państwa dzierżawy. Colleqo odczytuje je na bieżąco; dane nie opuszczają Państwa dzierżawy.

Skąd pochodzą dane i czy musimy coś aktualizować?

Z Microsoft Entra ID, czyli z kont użytkowników, które Państwa dział IT i tak utrzymuje. Gdy coś się tam zmieni, w Colleqo jest to od razu aktualne. Drugiej listy nie ma.

Nasze dane w Entra ID są niekompletne. Czy mimo to Colleqo zadziała?

Tak, Colleqo pokazuje to, co jest dostępne. Osoby bez działu lub bez przełożonego są wyświetlane osobno, więc luki szybko rzucają się w oczy. Raport „Jakość danych” na stronie ustawień pokazuje, komu brakuje informacji. Na życzenie przeprowadzimy wcześniej kontrolę danych.

Czy Colleqo może zmieniać dane?

W Entra ID nie – tam Colleqo ma tylko uprawnienia do odczytu. Zapisywane są wyłącznie własne ustawienia Colleqo w SharePoint, gdy administrator zapisze je na stronie ustawień.

Czy każdy widzi wszystko?

Każda osoba widzi tylko to, co i tak może zobaczyć w Outlooku lub Teams. Wyłączone konta i goście nie są wyświetlani. Konta usługowe lub pojedyncze osoby można ukryć za pomocą listy wykluczeń. Dotyczy to tylko wyświetlania w Colleqo; w Outlooku i w wyszukiwarce Teams nadal można je znaleźć.

Czy dział IT musi sam wprowadzać każdą zmianę na liście wykluczeń?

Nie. Dział IT może wyznaczyć osoby lub grupy, np. dział kadr, jako administratorów Colleqo. Zarządzają oni ustawieniami bezpośrednio w Colleqo, bez uprawnień administratora w SharePoint ani w Entra ID.

Czy Colleqo działa na smartfonie?

Tak, w aplikacji Teams na iOS i Androida, z własnym układem. Połączenia są tam realizowane do wyboru przez Teams lub przez aplikację Telefon.

Czy potrzebujemy Teams Phone?

Tylko jeśli numery telefonów mają być wybierane przez Teams. Połączenia w Teams między osobami oraz czaty działają zawsze. Bez Teams Phone Colleqo wybiera numer przez aplikację Telefon lub domyślny program telefoniczny.

Czy możemy dodać również recepcję, infolinie i sale konferencyjne?

Tak. Administratorzy i administratorzy Colleqo wprowadzają numery ogólne bezpośrednio w Colleqo, do 200 wpisów. Pojawiają się one na liście, w wyszukiwaniu, w eksporcie i na karcie kontaktowej.

Czy Colleqo pokazuje urodziny lub jubileusze?

Nie, celowo nie. Opcjonalnie Colleqo może wyróżniać osoby, które dołączyły do firmy w ostatnich tygodniach, według daty zatrudnienia lub utworzenia konta. Funkcja jest domyślnie wyłączona; administratorzy włączają ją na stronie ustawień. Ponieważ data zatrudnienia nie jest poza tym widoczna w Outlooku i Teams, zalecamy wcześniejsze uzgodnienie tego z inspektorem ochrony danych i przedstawicielami pracowników.

Czy mogę przenieść kontakt na telefon komórkowy?

Tak, na komputerze jako plik kontaktu (vCard) lub za pomocą kodu QR do zeskanowania. Oba powstają w przeglądarce, żadne dane nie trafiają do osób trzecich.

Czy możemy używać Colleqo także w intranecie?

Tak, jako składnik Web Part na każdej stronie SharePoint, np. na stronie „Osoby kontaktowe”.

Jak są dostarczane aktualizacje?

Udostępniamy nowy pakiet, a Państwa dział IT wymienia go w katalogu aplikacji. Dla pracowników nic się nie zmienia.

Ile kosztuje Colleqo?

Jednorazowa konfiguracja i roczna licencja zależna od wielkości firmy, bez opłat za użytkownika. Zapraszamy do kontaktu.

Porozmawiajmy o Państwa liście telefonów

Pokażemy Colleqo na danych demonstracyjnych, odpowiemy na pytania działu IT i inspektora ochrony danych oraz prześlemy ofertę. Opłat za użytkownika nie ma.

Wybierz termin

Rezerwacja terminów innogrators otworzy się w nowej karcie w Microsoft Bookings. Dane wprowadzają Państwo dopiero tam. Strona rezerwacji jest w języku niemieckim.

Za Colleqo stoi innogrators, firma doradcza z Augsburga (Niemcy) specjalizująca się w Microsoft 365 dla małych i średnich przedsiębiorstw. Rozwijamy Colleqo i na życzenie wdrażamy je w Państwa firmie.

innogrators.com

Lub prosimy o wiadomość

Państwa zapytanie trafia bezpośrednio do innogrators. Sposób jego przetwarzania opisuje polityka prywatności (po niemiecku).