Rubrica telefonica e organigramma per Microsoft Teams
Colleqo mostra l’elenco telefonico e l’organigramma da Microsoft Entra ID. Con un clic può chiamare, avviare una chat o scrivere un’e-mail.
Qualcuno deve aggiornarlo a mano, anche se i dati sono già da tempo in Microsoft 365. Teams mostra singole schede contatto, ma nessun elenco per reparto. I nuovi colleghi non sanno chi si occupa di cosa, e l’organigramma è una slide di due anni fa.
Colleqo legge gli account utente che il Suo reparto IT gestisce comunque. Un secondo elenco non serve più.
Tutti i dipendenti raggruppati per reparto, con ruolo, interno, numero fisso, cellulare, e-mail, sede e stato di presenza da Teams. Chi preferisce cercare per cognome passa alla vista A–Z. Può filtrare per reparto e sede e copiare ogni numero con un clic.
Con la stella contrassegna i preferiti. Compaiono in cima all’elenco e vengono salvati solo nel Suo browser.
Colleqo adotta il tema di Teams: chiaro, scuro o a contrasto elevato.
«moeller» trova «Möller», anche con i caratteri speciali scandinavi e polacchi. Chi digita una parte di un interno vede a chi appartiene. Spazi e grafia non contano.
Nell’organigramma la ricerca porta direttamente alla persona.
Non tutti i numeri importanti appartengono a una persona. Gli amministratori gestiscono numeri generali come reception, hotline IT, vigilanza o sale riunioni direttamente in Colleqo, con interno, e-mail, sede e nota, ad esempio sugli orari di apertura.
Compaiono in cima all’elenco o nel loro reparto, nella ricerca, nella scheda contatto e nell’esportazione. Così Colleqo sostituisce anche la parte dell’elenco Excel che non proviene da Entra ID.
Colleqo avvia chiamate Teams verso le persone e, con Teams Phone, anche chiamate verso numeri fissi e cellulari. In Teams Mobile e al di fuori di Teams, se lo si desidera, il numero viene composto dall’app Telefono del dispositivo.
Regole per paese portano nel formato internazionale numeri inseriti in modo non uniforme. Viene composto solo ciò che è univoco, e il menu di chiamata mostra sempre il numero che verrà composto.
La scheda contatto mostra tutti i dati di contatto, il responsabile e i collaboratori diretti. Sul desktop può trasferire un contatto sullo smartphone come file di contatto o tramite codice QR. Entrambi vengono creati nel browser.
Colleqo funziona in Teams sul desktop, nel browser e in Teams per iOS e Android, qui con un layout dedicato e ampie superfici touch. In un canale è disponibile come scheda.
Come web part di SharePoint, Colleqo si inserisce in qualsiasi pagina dell’intranet, ad esempio una pagina «Referenti».
L’interfaccia è disponibile in nove lingue. Ogni persona vede Colleqo nella propria lingua di Teams.
svc-*, con anteprima di chi è nascosto. Inoltre prefisso internazionale, modalità di chiamata, cache e intervallo di aggiornamento per l’intero tenant. Niente PowerShell, nessun nuovo pacchetto.
La base è il campo «Responsabile». La gerarchia si può espandere, comprimere e ingrandire; per ogni responsabile è indicato il numero di collaboratori. La vista per reparti mostra ogni reparto con responsabile e team. Le persone senza assegnazione sono elencate a parte, così le lacune nei dati risaltano.
Un clic seleziona una persona; il pulsante rotondo del contatto apre la scheda contatto. Colleqo esporta in un fascicolo PDF l’intera azienda o la parte a partire dalla persona selezionata, con foto profilo e una pagina per ogni responsabile. Nell’esportazione a partire da una persona, in alto è indicato per orientamento il suo responsabile.
Colleqo viene caricato come pacchetto app nel Suo catalogo app di SharePoint e funziona nel browser o in Teams. Non esiste alcun server né servizio cloud di innogrators.
Colleqo comunica solo con SharePoint Online e Microsoft Graph del Suo tenant. I dati non lasciano il Suo tenant Microsoft 365.
Colleqo usa esclusivamente autorizzazioni delegate di lettura per Microsoft Graph. Ogni persona vede solo ciò che può già vedere in Outlook o Teams. Vengono scritte soltanto le impostazioni proprie di Colleqo in SharePoint, dagli amministratori e con i loro diritti.
L’accesso è gestito da SharePoint. Non ci sono password o chiavi da gestire o ruotare.
Colleqo in Teams e SharePointAutorizzazioni, archiviazione dei dati, ruoli per le impostazioni e misure di protezione, per la sicurezza IT e la protezione dei dati.
Tutti i dettagli sulla sicurezzaL’IT carica il pacchetto Colleqo nel catalogo app di SharePoint e approva le autorizzazioni di lettura.
Con un clic lo si passa a Teams e lo si fissa nella barra di sinistra per tutti i dipendenti.
Tutti vedono subito l’elenco telefonico e l’organigramma, anche in Teams Mobile.
Il lavoro richiede circa 30 minuti. A causa delle policy di Microsoft, possono passare alcune ore prima che Teams fissi l’app per tutti.
Se lo desidera, ci occupiamo noi dell’implementazione: verifica preliminare dei dati, installazione e configurazione nel Suo tenant, distribuzione in Teams, su richiesta una pagina SharePoint «Referenti» e una breve guida per il passaggio di consegne.
Parliamo dell’implementazioneLa demo live è l’app reale con dati inventati della società fittizia Musterfirma GmbH. Chiamate, chat ed e-mail vengono solo simulate.
No. Colleqo è un pacchetto app per il Suo catalogo app di SharePoint e funziona interamente nel Suo Microsoft 365.
Dove si trovano già: in Microsoft Entra ID del Suo tenant. Colleqo li legge in tempo reale; i dati non lasciano il Suo tenant.
Da Microsoft Entra ID, cioè dagli account utente che il Suo reparto IT gestisce comunque. Se lì si modifica qualcosa, in Colleqo è subito aggiornato. Un secondo elenco non esiste.
Sì, Colleqo mostra ciò che c’è. Le persone senza reparto o senza responsabile vengono mostrate a parte, così le lacune emergono rapidamente. Il report «Qualità dei dati» nella pagina delle impostazioni elenca a chi mancano informazioni. Su richiesta eseguiamo prima una verifica dei dati.
Non in Entra ID: lì Colleqo ha solo diritti di lettura. Vengono scritte esclusivamente le impostazioni proprie di Colleqo in SharePoint, quando un amministratore le salva nella pagina delle impostazioni.
Ogni persona vede solo ciò che può già vedere in Outlook o Teams. Gli account disattivati e gli ospiti non vengono mostrati. Account di servizio o singole persone possono essere nascosti tramite un elenco di esclusione. Ciò riguarda solo la visualizzazione in Colleqo; tramite Outlook e la ricerca di Teams restano reperibili.
No. L’IT può designare persone o gruppi, ad esempio l’ufficio del personale, come amministratori Colleqo. Questi gestiscono le impostazioni direttamente in Colleqo, senza diritti di amministratore in SharePoint o Entra ID.
Sì, nell’app Teams per iOS e Android, con un layout dedicato. Lì le chiamate passano, a scelta, tramite Teams o l’app Telefono.
Solo se i numeri di telefono devono essere composti tramite Teams. Le chiamate Teams da persona a persona e le chat funzionano sempre. Senza Teams Phone, Colleqo compone il numero tramite l’app Telefono o il programma di telefonia predefinito.
Sì. Gli amministratori e gli amministratori Colleqo gestiscono i numeri generali direttamente in Colleqo, fino a 200 voci. Compaiono nell’elenco, nella ricerca, nell’esportazione e nella scheda contatto.
No, volutamente. In via facoltativa Colleqo può evidenziare i colleghi arrivati nelle ultime settimane, in base alla data di assunzione o alla creazione dell’account. La funzione è disattivata per impostazione predefinita; gli amministratori la attivano nella pagina delle impostazioni. Poiché la data di assunzione altrimenti non è visibile in Outlook e Teams, consigliamo di concordarlo prima con la protezione dei dati e le rappresentanze dei lavoratori.
Sì, sul desktop come file di contatto (vCard) o tramite codice QR da scansionare. Entrambi vengono creati nel browser; nessun dato viene trasmesso a terzi.
Sì, come web part su qualsiasi pagina SharePoint, ad es. una pagina «Referenti».
Mettiamo a disposizione un nuovo pacchetto e il Suo reparto IT lo sostituisce nel catalogo app. Per i dipendenti non cambia nulla.
Una configurazione iniziale una tantum e una licenza annuale in base alle dimensioni dell’azienda, senza costi per utente. Ci contatti.
Le mostriamo Colleqo con dati demo, rispondiamo alle domande dell’IT e della protezione dei dati e Le inviamo un’offerta. Non ci sono costi per utente.
La prenotazione degli appuntamenti di innogrators si apre in una nuova scheda su Microsoft Bookings. Solo lì inserisce i Suoi dati. La pagina di prenotazione è in tedesco.
Dietro Colleqo c’è innogrators, una società di consulenza di Augsburg (Germania) specializzata in Microsoft 365 per le PMI. Sviluppiamo Colleqo e, su richiesta, lo introduciamo nella Sua azienda.
innogrators.com