Colleqo
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Annuaire téléphonique et organigramme pour Microsoft Teams

L’annuaire téléphonique de votre entreprise, directement dans Microsoft Teams

Colleqo affiche la liste téléphonique et l’organigramme issus de Microsoft Entra ID. En un clic, vous appelez, ouvrez une conversation ou écrivez un e-mail.

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La vraie application avec des données fictives de l’entreprise imaginaire Musterfirma GmbH. Recherchez par exemple , ou .
En direct depuis Entra IDQuand l’IT modifie une entrée, Colleqo est à jour.
Lecture seuleColleqo ne modifie rien dans Entra ID.
Aucun serveur chez nousColleqo fonctionne dans votre tenant Microsoft 365.
Environ 30 minutessuffisent pour l’installation.

La liste téléphonique sous Excel n’est jamais à jour

Quelqu’un doit la tenir à jour à la main, alors que les données se trouvent depuis longtemps dans Microsoft 365. Teams affiche des fiches de contact individuelles, mais pas de liste par service. Les nouveaux collègues ne savent pas qui est responsable de quoi, et l’organigramme est une diapositive vieille de deux ans.

Colleqo lit les comptes utilisateurs que votre IT gère déjà. Il n’y a plus de seconde liste.

Ce que fait Colleqo

Liste téléphonique par service ou de A à Z

Tous les collaborateurs regroupés par service, avec fonction, poste, numéro fixe, numéro mobile, e-mail, site et statut de présence issu de Teams. Si vous préférez chercher par nom de famille, passez à la vue A–Z. Vous filtrez par service et par site, et copiez chaque numéro en un clic.

L’étoile permet de marquer des favoris. Ils figurent en haut de la liste et sont enregistrés uniquement dans votre navigateur.

Colleqo reprend le thème de Teams : clair, sombre ou contraste élevé.

Colleqo dans Microsoft Teams : liste téléphonique avec favoris et numéros généraux, colonnes nom, poste, e-mail, fixe, mobile, site et contact.

Une seule recherche pour les noms, les services et les numéros

« moeller » trouve « Möller », y compris avec les caractères spéciaux scandinaves et polonais. Saisissez une partie d’un numéro de poste pour voir à qui il appartient. Les espaces et l’orthographe n’ont pas d’importance.

Dans l’organigramme, la recherche mène directement à la personne.

La recherche de « moeller » trouve notamment Marie Möller et Ute Möller.

Accueil, hotlines et salles inclus

Tous les numéros importants n’appartiennent pas à une personne. Les administrateurs gèrent les numéros généraux, comme l’accueil, la hotline IT, la sécurité du site ou les salles de réunion, directement dans Colleqo, avec poste, e-mail, site et remarque, par exemple sur les horaires d’ouverture.

Ils figurent en haut de la liste ou dans leur service et apparaissent dans la recherche, la fiche contact et l’export. Colleqo remplace ainsi également la partie de la liste Excel qui ne provient pas d’Entra ID.

Page des paramètres, section « Numéros généraux et salles » : entrées pour l’accueil, la hotline informatique, la sécurité et une salle de réunion avec poste et remarque.

Appeler, converser, écrire

Colleqo lance des appels Teams vers des personnes et, avec Teams Phone, également des appels vers des numéros fixes et mobiles. Dans Teams Mobile et en dehors de Teams, l’application Téléphone de l’appareil peut composer le numéro si vous le souhaitez.

Des règles par pays convertissent les numéros saisis de manière hétérogène au format international. Seuls les numéros univoques sont composés, et le menu d’appel affiche toujours le numéro qui sera composé.

La fiche contact affiche toutes les coordonnées, le responsable et les collaborateurs directs. Sur ordinateur, vous transférez un contact sur votre smartphone sous forme de fichier de contact ou par code QR. Les deux sont créés dans le navigateur.

Fiche contact de Dr Katrin Albrecht avec appel, conversation, poste, enregistrement du contact, code QR et collaborateurs directs.

Dans Teams, en déplacement et sur l’intranet

Colleqo fonctionne dans Teams sur ordinateur, dans le navigateur et dans Teams pour iOS et Android, avec une mise en page dédiée et de grandes zones tactiles. Dans un canal, il est disponible sous forme d’onglet.

En tant que composant WebPart SharePoint, Colleqo s’intègre à toute page de l’intranet, par exemple une page « Interlocuteurs ».

L’interface est disponible en neuf langues. Chaque personne voit Colleqo dans sa langue Teams.

  • Deutsch
  • English
  • Български
  • Dansk
  • Français
  • Italiano
  • Norsk
  • Polski
  • Español
Colleqo en tant que composant WebPart sur une page SharePoint « Interlocuteurs ».
Colleqo dans Teams Mobile : liste téléphonique avec la barre en bas.

Pour l’IT

  • Page des paramètres dans Colleqo derrière la roue dentée, sur ordinateur : masquer et afficher à nouveau des personnes par recherche de nom, choisir des groupes d’exclusion et des modèles de nom comme svc-*, avec un aperçu des personnes masquées. En plus : indicatif du pays, mode d’appel, cache et intervalle d’actualisation pour l’ensemble du tenant. Pas de PowerShell, pas de nouveau package.
  • Administrateurs Colleqo : l’IT désigne des personnes ou des groupes, par exemple les ressources humaines ou l’accueil, qui gèrent ces paramètres. Ils n’ont pas besoin de droits d’administrateur dans SharePoint ou Entra ID. Chaque modification est consignée avec nom et date dans l’historique des versions et peut être restaurée.
  • Numéros généraux pour l’accueil, les hotlines et les salles, jusqu’à 200 entrées. Le poste est tiré du numéro fixe ou d’un attribut d’Entra ID.
  • Qualité des données : à qui manque-t-il un numéro de téléphone, un service, une fonction, un responsable ou un site, et quel numéro ne peut pas être composé ? Avec un lien vers le centre d’administration Entra et un export vers Excel. Colleqo ne modifie rien ce faisant.
  • Nouveaux dans l’entreprise, facultatif et désactivé par défaut : les personnes qui viennent d’arriver reçoivent la mention « Nouveau ». Comme la date d’embauche n’est par ailleurs pas visible dans Outlook et Teams, nous recommandons de valider l’activation au préalable avec la protection des données et le comité social et économique.
  • Les comptes désactivés et les invités n’apparaissent de toute façon pas.
  • Messages clairs dans l’application lorsque des autorisations manquent ou que Microsoft Graph est surchargé.
  • Mises à jour par remplacement du package dans le catalogue d’applications. Les collaborateurs n’ont rien à faire.
Section Qualité des données de la page des paramètres : 100 personnes sur 106 complètes, vignettes pour numéro de téléphone, service et responsable manquants, avec le lien « Ouvrir dans Entra ».

L’organigramme est généré à partir d’Entra ID

Il repose sur le champ « Responsable ». La hiérarchie peut être développée, réduite et zoomée, et chaque responsable affiche le nombre de ses collaborateurs. La vue par service présente chaque service avec sa direction et son équipe. Les personnes sans rattachement sont listées à part, ce qui fait ressortir les lacunes dans les données.

Un clic sélectionne une personne, le bouton rond Contact ouvre la fiche contact. Colleqo exporte toute l’entreprise ou la partie située sous la personne sélectionnée sous forme de livret PDF, avec photos de profil et une page par responsable. Lors d’un export à partir d’une personne, son responsable figure en haut pour l’orientation.

Organigramme sous forme de hiérarchie des personnes avec des niveaux à développer et à réduire.

Colleqo fonctionne dans votre Microsoft 365 et vos données y restent

  • Fonctionne dans votre Microsoft 365

    Colleqo est chargé sous forme de package d’application dans votre catalogue d’applications SharePoint et fonctionne dans le navigateur ou dans Teams. Il n’y a ni serveur ni service cloud d’innogrators.

  • Les données restent dans votre tenant

    Colleqo communique uniquement avec SharePoint Online et Microsoft Graph de votre propre tenant. Les données ne quittent pas votre tenant Microsoft 365.

  • Lit les données d’annuaire uniquement

    Colleqo utilise exclusivement des autorisations de lecture déléguées pour Microsoft Graph. Chaque personne ne voit que ce qu’elle est de toute façon autorisée à voir dans Outlook ou Teams. Seuls les paramètres propres à Colleqo sont écrits dans SharePoint, par des administrateurs et avec leurs droits.

  • Pas d’inscription d’application, pas de secrets

    SharePoint se charge de la connexion. Il n’y a ni mots de passe ni clés à gérer ou à renouveler.

Autorisations, stockage des données, rôles pour les paramètres et mesures de protection, pour la sécurité informatique et la protection des données.

Tous les détails sur la sécurité

Comment Colleqo arrive dans votre entreprise

  1. 1

    Installer

    L’IT charge le package Colleqo dans le catalogue d’applications SharePoint et approuve les autorisations de lecture.

  2. 2

    Déployer

    Le transmettre à Teams en un clic et l’épingler dans la barre de gauche pour tous les collaborateurs.

  3. 3

    C’est parti

    Tout le monde voit immédiatement la liste téléphonique et l’organigramme, y compris dans Teams Mobile.

Le travail prend environ 30 minutes. En raison des règles de Microsoft, quelques heures peuvent s’écouler avant que Teams ait épinglé l’application chez tous.

Nous nous chargeons volontiers de la mise en place pour vous, avec un contrôle préalable des données, l’installation et la configuration dans votre tenant, le déploiement dans Teams, sur demande une page SharePoint « Interlocuteurs » et un guide succinct pour la passation.

Parler de la mise en place

Essayez Colleqo en plein écran

La démo en direct est la vraie application avec des données fictives de l’entreprise imaginaire Musterfirma GmbH. Les appels, conversations et e-mails sont seulement simulés.

  • Ordinateur et smartphone
  • Teams et SharePoint
  • Clair, sombre, contraste
  • Neuf langues
  • Rôle pour les paramètres
Ouvrir la démo dans un nouvel onglet

Questions fréquentes

Avons-nous besoin d’un serveur ou d’un service cloud ?

Non. Colleqo est un package d’application pour votre catalogue d’applications SharePoint et fonctionne entièrement dans votre Microsoft 365.

Où se trouvent nos données ?

Là où elles se trouvent déjà : dans Microsoft Entra ID de votre tenant. Colleqo les lit en direct ; les données ne quittent pas votre tenant.

D’où viennent les données, devons-nous tenir quelque chose à jour ?

De Microsoft Entra ID, c’est-à-dire des comptes utilisateurs que votre IT gère déjà. Si quelque chose y est modifié, Colleqo est à jour. Il n’y a pas de seconde liste.

Nos données dans Entra ID sont incomplètes. Est-ce que cela fonctionne quand même ?

Oui, Colleqo affiche ce qui existe. Les personnes sans service ou sans responsable sont affichées à part, ce qui fait vite ressortir les lacunes. Le rapport « Qualité des données » de la page des paramètres indique à qui il manque des informations. Sur demande, nous effectuons au préalable un contrôle des données.

Colleqo peut-il modifier des données ?

Pas dans Entra ID, où Colleqo n’a que des droits de lecture. Seuls les paramètres propres à Colleqo sont écrits dans SharePoint, lorsqu’un administrateur les enregistre sur la page des paramètres.

Tout le monde voit-il tout ?

Chaque personne ne voit que ce qu’elle peut de toute façon voir dans Outlook ou Teams. Les comptes désactivés et les invités ne sont pas affichés. Les comptes de service ou certaines personnes peuvent être masqués au moyen d’une liste d’exclusion. Cela ne concerne que l’affichage dans Colleqo ; ils restent trouvables via Outlook et la recherche Teams.

L’IT doit-elle effectuer elle-même chaque modification de la liste d’exclusion ?

Non. L’IT peut désigner des personnes ou des groupes, par exemple les ressources humaines, comme administrateurs Colleqo. Ils gèrent les paramètres directement dans Colleqo, sans droits d’administrateur dans SharePoint ou Entra ID.

Colleqo fonctionne-t-il sur smartphone ?

Oui, dans l’application Teams pour iOS et Android, avec une mise en page dédiée. Les appels passent au choix par Teams ou par l’application Téléphone.

Avons-nous besoin de Teams Phone ?

Uniquement si les numéros de téléphone doivent être composés via Teams. Les appels Teams de personne à personne et les conversations fonctionnent toujours. Sans Teams Phone, Colleqo compose via l’application Téléphone ou le logiciel de téléphonie par défaut.

Pouvons-nous aussi inclure l’accueil, les hotlines et les salles de réunion ?

Oui. Les administrateurs et les administrateurs Colleqo gèrent les numéros généraux directement dans Colleqo, jusqu’à 200 entrées. Ils apparaissent dans la liste, la recherche, l’export et la fiche contact.

Colleqo affiche-t-il les anniversaires de naissance ou d’ancienneté ?

Non, délibérément pas. En option, Colleqo peut mettre en avant les collègues arrivés au cours des dernières semaines, selon la date d’embauche ou la création du compte. La fonction est désactivée par défaut ; les administrateurs l’activent sur la page des paramètres. Comme la date d’embauche n’est par ailleurs pas visible dans Outlook et Teams, nous recommandons de valider ce point au préalable avec la protection des données et le comité social et économique.

Puis-je transférer un contact sur mon téléphone portable ?

Oui, sur ordinateur sous forme de fichier de contact (vCard) ou par code QR à scanner. Les deux sont créés dans le navigateur, aucune donnée n’est transmise à des tiers.

Pouvons-nous aussi utiliser Colleqo sur l’intranet ?

Oui, en tant que composant WebPart sur n’importe quelle page SharePoint, par exemple une page « Interlocuteurs ».

Comment se font les mises à jour ?

Nous fournissons un nouveau package, votre IT le remplace dans le catalogue d’applications. Rien ne change pour les collaborateurs.

Combien coûte Colleqo ?

Une mise en service unique et une licence annuelle selon la taille de l’entreprise, sans coût par utilisateur. Contactez-nous.

Parlons de votre liste téléphonique

Nous vous présentons Colleqo avec des données de démonstration, répondons aux questions de l’IT et de la protection des données et vous envoyons une offre. Il n’y a pas de coût par utilisateur.

Choisir un créneau

La prise de rendez-vous d’innogrators s’ouvre dans un nouvel onglet sur Microsoft Bookings. Vous ne saisissez des données qu’à cet endroit. La page de réservation est en allemand.

Colleqo est développé par innogrators, un cabinet de conseil Microsoft 365 pour les PME et ETI, basé à Augsbourg (Allemagne). Nous développons Colleqo et le mettons en place chez vous si vous le souhaitez.

innogrators.com

Ou écrivez-nous

Votre demande parvient directement à innogrators. La manière dont nous la traitons est décrite dans la politique de confidentialité (en allemand).